La gestion des commandes WooCommerce

Après vos premières ventes, vous serez averti et pourrez commencer la gestion des commandes WooCommerce. Apprenez à traiter les différents cas de figures avec ce guide !

Visualiser les commandes

Pour commencer la gestion des commandes WooCommerce, vous pouvez les visualiser en allant dans WooCommerce > Commandes dans le menu admin à gauche.

Cette section permet aussi d’ajouter manuellement des commandes. Les commandes sont créées lorsqu’un client termine le processus de paiement et sont visibles par les utilisateurs Admin et Gestionnaire de boutique seulement. Un ID de commande unique est attribué à chaque commande.

Statuts des commandes

Les statuts de commande sont essentiels à la gestion des commandes WooCommerce. Ils vont vous permettre de connaître l’avancement de la commande, en commençant par En attente et en finissant par Terminée. Les statuts de commande suivants sont utilisés :

• Paiement en attente – Commande reçue (non payée)
• Échouée – Le paiement a échoué ou a été décliné (non payé). Notez que ce statut peut ne pas s’afficher immédiatement. Vous pourriez alors voir En attente jusqu’à vérification, par exemple, par PayPal.
• En cours de traitement – Le paiement a été reçu et le stock a été réduit – la commande est en attente de réalisation
• Terminée – Commande remplie et terminée – ne requiert pas d’autre action
• Suspendue – En attente de paiement – le stock est réduit, mais vous devez confirmer le paiement
• Annulée – Annulée par un admin ou par le client – aucune autre action n’est requise
• Remboursée – Remboursée par un admin – aucune autre action n’est requise

Remarque :
Si vos commandes restent En attente, vous pourriez avoir un problème de configuration de votre passerelle de paiement, qui n’arrive pas à vous transmettre le résultat de sa vérification (par exemple, PayPal utilise l’IPN pour vous notifier).

Chaque ligne de commande affiche des détails utiles tels que l’adresse du client, son email, son numéro de téléphone et le statut de la commande. Vous pouvez cliquer sur le numéro de commande ou sur le bouton Visualiser la commande pour voir la page de commande unique. C’est aussi l’endroit où vous pouvez éditer les détails de la commande et mettre à jour le statut.
Les lignes de commandes ont aussi de boutons de raccourci pratiques pour marquer rapidement les commandes en tant que Terminées et En cours de traitement. Vous pouvez filtrer la liste des commandes affichées par date, statut et client en utilisant les champs en haut du tableau.

Éditer/visualiser des commandes uniques

Pour la gestion des commandes WooCommerce au cas par cas, il vous est proposé une page spécifique pour chaque commande. À partir de la page de commande unique vous pouvez, non seulement visualiser toutes les données de commandes, mais vous pouvez aussi les éditer et les mettre à jour. Vous pouvez faire ce qui suit :

• Changer le statut de la commande
• Éditer les articles de la commande – modifier le produit, les prix et taxes
• Réduire et rétablir le stock pour une commande
• Réenvoyer des emails de commande au client en utilisant le menu déroulant au-dessus du bouton Sauvegarder la Commande. Envoyer des emails de Nouvelle Commande, Commande en cours de Traitement, Commande Terminée ou de Facturation du Client – très pratique si vous créez manuellement des commandes pour vos clients
• Modifier des Métas de produits pour éditer des variations de produit en enlevant et en ajoutant des métas.

Données des commandes

Le panneau de données de la commande vous permet de modifier le statut de la commande, visualiser (ou changer) la note de la commande du client et changer à quel utilisateur la commande est assignée.

Vous trouverez aussi les adresses de facturation et de livraison du client, ainsi qu’un lien pour voir d’autres achats que le client aurait fait par le passé. Pour éditer des adresses, cliquez sur l’icône Éditer et un formulaire va apparaître.

Articles d’une commande

Attention :
Pour éditer la commande, le statut doit être configuré sur Suspendue ou sur En cours de Traitement.

Le panneau des articles de la commande liste les articles qui sont dans la commande ainsi que les quantités et les prix. Les parties modifiables des articles incluent :

• Classe de la Taxe – Classe de la taxe pour la ligne. Elle peut être ajoutée si, par exemple, le client est exempté de taxe.
• Quantité – La quantité de l’article que l’utilisateur achète
• Sous-total de la ligne – Prix de la ligne et taxe de la ligne avant les réductions pré-taxe
• Total de la ligne – Prix de la ligne et taxe de la ligne après les réductions pré-taxe.
• Ajouter un Méta – Ajouter et enlever un méta pour changer les options variables de produit.
• Trier – Trier par Item, Coût, Quantité et Total en cliquant sur les items listés respectifs.

Ici, vous pouvez aussi ajouter des frais additionnels pour des articles. Cliquez sur Ajouter des frais et remplissez le nom des frais, le statut de la taxe et le montant. Pour ajouter des champs méta personnalisés, utilisez la méta-box habituelle des Champs Personnalisés.

Totaux d’une commande

Le panneau des Totaux de la Commande répertorie les totaux et la taxe pour la commande. Vous pouvez saisir ces valeurs vous-mêmes ou les faire calculer en partie pour vous en utilisant le bouton Calculer totaux. Les totaux comprennent les éléments suivants :

• Réduction du Panier – réductions pré-taxe. Peuvent être auto-calculées.
• Réduction de la Commande – réductions post-taxe. Doivent être saisies manuellement.
• Frais de livraison – le coût hors taxe.
• Méthode de livraison – nom de la méthode.
• Taxe du Panier – total de la taxe du panier.
• Taxe de livraison – total de la taxe de livraison.
• Total de la commande
• Méthode de paiement – nom de la méthode de paiement utilisée.
• Deux boutons sont disponibles sur ce panneau – Calculer les TVA et Calculer totaux. Le calcul des taxes se servira de vos prix et calculera la taxe sur la base de l’adresse de livraison du client. Si l’adresse du client n’a pas été saisie, elle sera par défaut l’emplacement de base de la boutique.

Il y a aussi une section appelée colonne des taxes. C’est l’endroit où vous pouvez définir les colonnes de taxes multiples. C’est utile, par exemple, si vous prélevez des taxes multiples ou si vous utilisez des taxes composées, comme au Canada. Ces valeurs sont affichées sur la facture du client.

Ajouter une commande manuellement

La gestion des commandes WooCommerce se doit d’être possible manuellement, en cas de nécessité. Ajoutez une commande en utilisant le lien Ajouter une commande, en haut de la page des commandes. Une fois ajoutée vous pouvez saisir les informations du client, ajouter des articles et calculer les totaux. Vous devriez établir un statut adéquat pour la nouvelle commande – si elle doit être payée utilisez En attente.
Après avoir sauvegardé, vous pouvez utiliser le menu déroulant Actions de Commande pour envoyer par email la Facture Client avec les instructions de paiement. Pour envoyer, assurez-vous de sélectionner Sauvegarder la Commande.

Notes d’une commande

Le panneau Notes de la Commande affiche les notes jointes à la commande. Elles sont utilisées pour conserver les détails de l’évènement tels que les résultats du paiement ou la réduction des niveaux de stock et pour ajouter des notes à la commande pour que les clients les voient. Certaines passerelles de paiement ajoutent aussi des notes pour le débogage éventuel.

Deux types de notes existent – à usage interne, ou pour notifier les clients
La fonctionnalité des notes peut être un outil très puissant pour communiquer avec les clients. Vous avez besoin d’ajouter un numéro de suivi pour la livraison ? Un stock est retardé ? Ajoutez une note client et il sera automatiquement notifié.
Quand elles sont ajoutées, les notes client sont surlignées en violet. Les clients reçoivent les notes via email, mais peuvent les visualiser en regardant la commande ou en utilisant la page de suivi de la commande de WooCommerce.

Rembourser des commandes

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Il est possible d’effectuer des remboursements directement à partir de WooCommerce si votre passerelle de paiement le permet.

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Commandes en rupture de stock

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Si vous êtes en train de gérer un stock d’une commande et autorisez les commandes en attente dans les paramètres de WooCommerce, la plupart des options de passerelle de paiement factureront immédiatement.

Si vous voulez attendre pour facturer les clients pour un article jusqu’à ce que l’article soit de nouveau disponible dans le stock, vous pouvez utiliser un plugin de type Liste d’attente (ou Waitlist) qui envoie des emails à tous les utilisateurs pour les informer que l’article est de nouveau disponible et qui inclut un lien pour acheter l’article.

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Voilà pour ce tour d’horizon sur la gestion des commandes WooCommerce !